【Minatoの流儀】情報資産の活用について
はじめに
いつもありがとうございます。
株式会社Minatoの中明です。
本日は、2020年6月2日（火）で晴れでございます。少し蒸し暑いと持ったら、湿度が80%近くあるそうです。今年の夏は暑くなるとのことです。
熱中症対策を心がけたいですね。
セーフティネット保証適用の認定書交付
先日、東京都の中央区役所に提出した申請書の認定書を取りに行ってきました。申請内容に不備がないということで、あっさりと交付されました。
今回は、4号認定と危機管理の2つを取得しています。
えっ！？経営のピンチなの？っと思うかもしれませんが、世の中が大ピンチでございます。
まだ、大きな煽りは受けておりませんが、取得できるものは取得しておくのが懸命でございます。
今回の申請にあたり、2つの仕組みが大きな意味を成し遂げているので紹介します。
その1：会計データのクラウド化
弊社では1年前より会計ソフトをローカルデータからクラウドデータへ移行しています。会社規模や担当者の数からするとオーバースペックな製品だったと思います。導入した理由は2つ。①「データ保全」と「データ活用」の観点から「データ共有」できるようにするため
②売上が今の倍以上になっても耐えきれる仕組みを整えるため
私は、経営者でもありますが、ITのプロフェッショナルとして、ITツールの活用具合が事業の成長に大きく寄与することを知っています。早めに仕組みを導入し、トレーニングしておくことが、とても重要だということを身を持って知っているためです。
経営にかかわる数字をいつでも、どこでも、私自身が確認できる仕組みというのは、経営判断のスピードに直結するためです。（データの活用）
また、経理業務に関しては、テレワークでできる仕組みづくりもしていました。そのため、ローカルで扱っていたデータをクラウドに上げて、会計事務所さんとも会うことなく共有できるようにしました。（データの保全とデータの共有）
今回はそういった下準備をしてしていたのが功を奏しました。
申請に必要なデータをピックアップするのに時間を要しませんでしたし、数値の間違いなども発生しませんでした。
その2：申請書の共有方法について
申請書の作成と押印についても工夫をしました。
公式文章はPDFが多いです。オフィス製品の場合もありますが、ファイルの編集であったり、確認であったり、まだ、少し面倒くささを感じます。
自慢できるようなことではないのですが、confluence（以下、コンフル）というツールを駆使しました。
そもそも、PDFである理由としては、文章のレイアウトの統一が目的だと思います。オフィス製品では、必要な部分を削除してしまう人がいたり、印刷を失敗する人がいるためです。
守らなくてはいけないことはシンプルです。「レイアウトを崩さない」
っということで、PDFをキャプチャして、コンフルのdrowioというツールに貼り付けを行い、編集をし、それを印刷することにしました。
この方法の利点は、
- 記載内容の閲覧が楽
- 編集・保存が楽
- フィードバックをすることができる
- 社長は印刷して押印するだけ ※押印は別に社長じゃなくても良いけど・・・
っということで、作業の手間が圧倒的に減りました。
今回のような場合、会社に行かないとできないことっていうのはまだまだ多くあります。それをいかにインターネット上に安全に保存しておくか？運用するか？というのは、会社の経営を大きく左右すると考えています。
電子契約を実現する「クラウドサイン」
最近テレビでもCMが始まりましたが、電子契約を実現する「クラウドサイン」も株式会社Minatoは活用しています。これはオススメのツールですし、どんどん普及してほしいと感じています。
おすすめポイント1：運営会社がプロ
「クラウドサイン」の運営会社は弁護士ドットコム社であり、かなり信憑性があります。法律を司る弁護士がやっているサービスので間違いがないです。
おすすめポイント2：印紙税がかからない
これを活用する最大利点としては、「印紙税」がかからないということでしょう。
契約書関連の業務をやったことがない人は知らないかもしれないですが、公正文書に関しては金額に応じて印紙税がかかります。
電子契約であれば、これが不要なのです。
※基本契約書というものでは、4000円の印紙税がかかります。
おすすめポイント3：やり取りが簡易化できる
契約書は相互に押印をする必要があるため、郵送で行う場合、最低でも1.5往復のやり取りが必要になり、約1〜2週間かかります。
これが、1日で済みますし、重要なものなので、レターパックでやり取りすると思うのですが、1,110円（370円×3）が浮くことになります。
情報資産を有効にとりあつかうには？
情報資産の取り扱いについて
株式会社Minatoでは、お客様に情報資産の取り扱いについて、4つのキーワードを伝えております。
「情報の蓄積」、「情報の保全」、「情報の共有」、「情報の活用」の4つです。
これらは、どれかがけても今後勝ち抜く組織にはなれないと考えています。
また、ITの活用範囲のイメージも変えていかなければいけないと考えています。
今までは、部分的なITの活用が多かったようですが、今後は、組織全体にIT活用をしていくべきだと考えています。
今までのIT活用のスコープ
これからのIT活用のスコープ
終わりに
バックオフィス業務でも、まだまだ効率化やコスト削減ができると私は考えています。
使うツールが多くなり、ID/PWの管理が煩雑化するという意見も出てくるかもしれませんが、それは心理的なハードルでしかありません。
目的がどこにあるのか？をしっかり見定めてしっかり導入を推進していくべきだと考えています。
っていうことで、情報資産を有効に取り扱いたい企業様は、「Minatoに相談だ！」
